DocuWare

Encuentra y gestiona TODOS tus documentos relacionados con tus operaciones.

¿No te cansa tener que buscar entre montañas de documentos por un documento específico?

Esto no solo es molesto, si no que también afecta la productividad de tu empresa.

Considera esto:

  • Tus empleados en promedio tardarán 18 minutos en buscar un documento
  • El 5% de los documentos en tu empresa se perderán o se archivarán en el lugar equivocado.
  • El volumen de papel se duplica cada 3 años y medio. ¿Tendrás más espacio en tu empresa para más archivadores?

El papel también te ralentiza. Circular una factura para su aprobación de un escritorio a otro es lento, ¿y qué pasa si alguien está de vacaciones?

La gestión de documentos acelera los procesos de negocios y le permite recuperar documentos en segundos.

Reemplaza los documentos en papel fáciles de perder y difíciles de encontrar por documentos digitales. Si está cansado de mirar un océano de papeles en los escritorios de su oficina, y tratar de encontrar documentos en ese océano de papel, la administración electrónica de documentos es tu respuesta. 

¿Qué hace la gestión de documentos?

       
  • Almacene, busque y recupere documentos de un repositorio central
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  • Encuentre archivos con el clic de un mouse y desde cualquier lugar: computadora o dispositivo móvil
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  • Indexar documentos para mejorar la búsqueda y la capacidad de recuperar documentos
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  • Use el software de flujo de trabajo para automatizar los procesos de negocios
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  • Los integra con otros sistemas de IT como CRMs y ERPs  


Control sobre sus documentos

La gestión de documentos le da control sobre sus documentos. Los documentos se pueden configurar con permisos y tendrán un seguimiento de auditoría cada vez que un empleado toque un documento para mejorar la seguridad y el cumplimiento.

Colabore con sus documentos

Con el control de versiones, siempre estarás seguro de que estás viendo el documento más reciente. Y como varias personas pueden acceder a un documento digital simultáneamente, la colaboración es más fácil.

Mejore los procesos empresariales con sus documentos

Combinado con el flujo de trabajo, la administración de documentos puede automatizar cualquier proceso de negocios. Los documentos que "nacen en formato digital" nunca deben imprimirse; se pueden enrutar de forma totalmente electrónica de acuerdo con las reglas de su negocio. Los documentos en papel que ingresan a su empresa se pueden escanear (con su impresora multifunción o un escáner) y luego enrutarlos.

3 Procesos intensivos en documentos que CADA negocio tiene

En CADA compañía hay tres áreas problemáticas de administración de documentos: recursos humanos, cuentas por pagar y procesamiento de facturas. La administración de documentos puede aliviar el tedio (y la ineficiencia) de la mezcla de papeles en su oficina.  

Los departamentos de recursos humanos pueden usar la administración de documentos para capturar documentos y asociarlos con el archivo de un empleado. Por razones de despido o cumplimiento del empleado, la información de cada empleado, como correos electrónicos y archivos adjuntos, revisiones de desempeño, etc., puede vincularse a cada empleado. La gestión de documentos también puede ayudar a las empresas a mantenerse al día con las certificaciones y renovaciones.

Las cuentas por pagar y el procesamiento de facturas se pueden simplificar con el flujo de trabajo y la gestión de documentos. Indexe y almacene para recuperar fácilmente todas las facturas de su empresa. Tener facturas en una ubicación central permite el control de versiones y un seguimiento de auditoría si una factura necesita actualizarse y permite que múltiples usuarios accedan a una factura al mismo tiempo (intente eso con una pila de facturas en papel). Combinado con el software de flujo de trabajo, se puede recibir una factura, enviarla para su aprobación y pago, y luego archivarla de forma completamente digital. Acelerar el pago al enrutar las facturas en torno a cuellos de botella puede permitirle aprovechar los descuentos por pago anticipado y los informes mantienen las reclamaciones de pago y las discrepancias al mínimo.

La administración de documentos mejorará cualquier proceso comercial que haga uso intensivo de papel.

Comienza hoy.